Приложения

Приложение 1. Комплект документов для внедрения и использования ЭЖ
Приложение 2. Пример приказа руководителя ОУ о внедрении в деятельноть образовательного учреждения ЭЖ
Приложение 3. Примерный перечень локальных нормативных актов
Приложение 4. Примерный регламент ведения ЭЖ
Приложение 5. Примерный регламент предоставления услуги ЭД
Приложение 6. Рекомендации по модели пилотного внедрения ЭЖ

Приложение 1. Комплект документов для внедрения и использования ЭЖ

Комплект документов ОУ, обеспечивающий внедрение и использование ЭЖ должен, как минимум,  включать в себя:

• план работ по внедрению ЭЖ;
• комплект документов по обеспечению законодательных требований о защите персональных данных (ПДн);
• комплект документации по регламентации ведения ЭЖ как ИСПДн (если нужно);
• комплект дополнений в функциональные обязанности работников ОУ, связанный с ведением ЭЖ;
• регламент ведения ЭЖ;
• регламент предоставления услуги ЭД (информирования обучающихся и их родителей (законных представителей) о результатах обучения);
• приказ руководителя ОУ о внедрении в деятельность образовательного учреждения ЭЖ.

Приложение 2. Пример приказа руководителя ОУ о внедрении в деятельность образовательного учреждения ЭЖ

Приказ №

по ОУ №_____                                                                от ____ ________ 20__ г.

 О внедрении в управление деятельностью ОУ электронного журнала «ЭЖ»

 С целью совершенствования информационного обеспечения процессов управления школой, планирования и организации учебного процесса на основе внедрения информационных технологий в соответствии с Приказом Mинздравсоцразвития России от 26.08.2010 N 761н и статьей 74 главы 12 раздела III ТК РФ «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда»

ПРИКАЗЫВАЮ:
1.    Утвердить:
«План работ по внедрению ЭЖ» (Приложение №_);
«Регламент ведения ЭЖ» (Приложение № );
«Регламент оказания государственной услуги ЭД» (Приложение № _);
«Инструкцию по ведению учета учебной деятельности с помощью ЭЖ» (Приложение № );
«Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение № ).
2.    Провести внедрение ЭЖ в соответствии с Графиком работ по внедрению ЭЖ (Приложение №_).
3.    Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня.
4.    Зам. директора по __________________ обеспечить контроль за выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.
5.    Заместителю (ям) директора по УВР ________________обеспечить информационное наполнение ЭЖ по модулю «Учебный процесс», организовать контроль за своевременностью и правильностью работы учителей-предметников и классных руководителей по информационному наполнению ЭЖ и своевременностью информирования родителей о текущей и итоговой успеваемости и посещаемости учащихся.
6.    Возложить на ___ обязанности по контролю за техническим обеспечением работы ЭЖ  согласно должностным обязанностям /или/ включив их в его должностные обязанности
7.    Возложить на ___ обязанности по консультированию учителей по вопросам работы ЭЖ согласно должностным обязанностям /или/ включив их в его должностные обязанности
8.    Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ОУ: ____________________________

Локальные акты, регламентирующие административную и финансово-хозяйственную деятельность

• Устав ОУ;
• Договор ОУ с учредителем (учредителями);
• Договор ОУ с родителями;
• Должностные инструкции работников, в том числе административного персонала, преподавателей, классных руководителей;
• Положение об установлении надбавок и доплат к должностным окладам сотрудников  (положение о стимулирующем фонде оплаты труда);
• Положение о внутришкольном контроле;
• Положение об учебном кабинете;
• Инструкции по безопасности и правила работы на травмоопасных участках, рабочих местах, в учебных кабинетах;
• Положение об аттестации педагогических кадров.

Локальные акты, регламентирующие права участников образовательного процесса

• Правила приема в ОУ;
• Правила поведения учащихся;
• Правила внутреннего распорядка ОУ;
• Трудовой договор (контракт) с работниками;
• Положение о системе оценок, форм, порядке и периодичности промежуточной и итоговой аттестации обучающихся;
• Положение о Портфолио учащегося;
• Положение о формах получения образования в данном ОУ (экстернат, самообразование по индивидуальным программам, положение о семейном образовании, положение о свободном посещении учебных занятий, и др.).

Локальные акты, регламентирующие деятельность профессиональных объединений

• Положение о педагогическом совете;
• Положение о творческих группах;
• Положение о методическом совете;
• Положение о кафедре;
• Коллективный договор между учреждением и работниками.

Приложение 4. Примерный регламент ведения ЭЖ

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет условия и правила ведения ЭЖ, контроля за ведением ЭЖ, процедуры обеспечения достоверности вводимых в ЭЖ данных, надежности их хранения и контроля за соответствием ЭЖ требованиям к документообороту, включая создание резервных копий, твердых копий (на бумажном носителе) и др.
1.2. В соответствии с действующим законодательством ОУ вправе самостоятельно выбирать формы учета выполнения учебной программы.
1.3. Ответственность за соответствие результатов учета действующим нормам и, в частности, настоящему регламенту и локальным актам, несет руководитель ОУ.
1.4. Ответственность за соответствие данных учета фактам реализации учебного процесса лежит на руководителе ОУ.
1.5. При ведении учета необходимо обеспечить соблюдение законодательства о персональных данных.

2. Общие правила ведения учета

2.1. Внесение информации о занятии и об отсутствующих должны производиться по факту в день проведения. Если занятие проводилось вместо основного преподавателя, факт замены должен отражаться в момент внесения учетной записи.
2.2. Внесение в журнал информации о домашнем задании должно производиться в день проведения занятия. Задание должно вноситься в журнал не позднее, чем через  1 час после окончания всех занятий данных обучающихся.
2.3. Рекомендуется заранее размещать задания, чтобы у обучающихся была возможность заблаговременно планировать свое время.
2.4. Результаты оценивания выполненных обучающимися работ должны выставляться не позднее 1 недели со дня их проведения в соответствии с принятыми в ОУ правилами оценки работ.
2.5. Архивное хранение учетных данных должно предусматривать контроль за их целостностью и достоверностью на протяжении всего необходимого срока, например, с помощью электронной подписи. Электронное хранение архивных данных должно осуществляться минимально на двух носителях и храниться в разных помещениях.

3. Условия совмещенного хранения данных в электронном виде и на бумажных носителях

3.1. Для использования данных из электронной формы в качестве документов они выводятся на печать и заверяются в установленном порядке.  Архивное хранение учетных данных на бумажных носителях должно осуществляться в соответствии с действующим Административным регламентом Рособрнадзора, утвержденным приказом Минобрнауки России от 21 января 2009 г. N 9.
3.2. Сводная ведомость итоговой успешности класса за учебный год выводится из системы учета в том виде, который предусмотрен действующими требованиями архивной службы. Если данные по учебному году хранятся в электронном виде, сводная ведомость может быть передана в архив сразу по завершении ведения учета в соответствующем классном журнале.
3.3. При ведении учета в электронном виде необходимость вывода данных на печать для использования в качестве документа определяется соответствием используемой информационной системы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Комментарий
Для систем, в которых не обеспечиваются требуемые характеристики для признания данных учета документом, необходимо уставить требования, определяющие порядок  вывода  данных на печать и их хранения на бумажном носителе.
Например:

• если система не предусматривает надежного контроля за исправлениями, данные должны выводиться на печать в конце каждого отчетного периода;
• если система учета не позволяет хранить архивные данные в общедоступном формате, не требующем специального программного обеспечения, необходимо выводить данные на печать по окончании учебного года;
• если данные учета пропущенных и замещенных уроков в электронном виде не позволяют легко получить информацию по любому сотруднику и/или за любой месяц, необходимо выводить данные на печать ежемесячно.

Приложение 5. Примерный регламент предоставления услуги ЭД (информирования обучающихся и их родителей (законных представителей) о результатах обучения).

1. При ведении учета успеваемости в ЭЖ у обучающихся и их родителей (законных представителей) обеспечивается возможность оперативного получения информации без обращения к сотрудникам ОУ (автоматически). Процедура автоматического доступа к информации должна быть общедоступна.  Для родителей, которые заявили о невозможности или нежелании использовать доступ к электронным формам представления информации, должно быть обеспечено информирование о результатах обучения не реже чем один раз неделю с использованием распечатки результатов.
2. Рекомендуется регулярно информировать обучающихся и их родителей о прогнозе их итоговой успешности за отчетный период (четверть, триместр, полугодие и пр.).
3. Информация об итоговом оценивании и конкурсных (экзаменационных) испытаниях должна быть доступна обучающимся и их родителям не позже суток после получения результатов.
4. Доставка информации обучающимся и их родителям может осуществляться в согласованной форме, в частности, по указанным ими контактным данным либо, введенным самостоятельно. Передача контактных данных должна осуществляться родителями письменно или с применением электронных систем передачи документов электронной подписью.

Приложение 6. Рекомендации по модели пилотного внедрения ЭЖ

Внедрение ЭЖ в ОУ на первом этапе требует совмещения работы ЭЖ с традиционным бумажным журналом. Переходный период необходим для выработки навыков работы с ЭЖ у педагогического коллектива, отработки регламента его использования.

1. Снижение трудозатрат учителя на внедрение ЭЖ.
Ведение учета учебной деятельности требует от Педагогического работника ОУ владения рядом навыков.  Навыки позволяют правильно отразить все аспекты учета для всех учебных курсов, которые он ведет. Объем учета при стандартной учебной нагрузке высок, но не требует избыточного внимания, т.к. является знакомым и привычным для Педагогического работника ОУ.  Переход с традиционной формы ведения учета на электронную требует повторного освоения этих навыков в новой среде, могут потребоваться новые навыки. Чтобы облегчить переход, достаточно выработать навыки ведения учета в электронном виде на одном учебном курсе в течение одного полного отчетного периода:

• ведение двойного учета в рамках одного курса не требует больших трудозатрат;
• сохранение традиционного учета гарантирует надежность учета;
• вероятные ошибки при ведении электронного учета не вызывают стресса.

2.    Снижение трудозатрат Администрации ОУ на внедрение ЭЖ.
Ведение учета учебной деятельности также требует от Администрации ОУ владения рядом навыков.  Навыки позволяют правильно подготовить условия для работы Педагогических работников ОУ и проверить все аспекты учета для всех учебных курсов в ОУ. Объем подготовки системы учета и проверки ее ведения для стандартной учебной нагрузки высок, но не требует избыточного внимания, т.к. является знакомым и привычным. Переход с традиционной формы ведения учета на электронную потребует освоения новых навыков, прежде всего, на этапе подготовки ЭЖ к ведению учета учебного процесса. Чтобы облегчить переход, достаточно выработать новые навыки в ограниченном (пилотном) объеме ведения учета  в течение, как минимум, одного полного отчетного периода:

• контроль за ведением двойного учета по одному курсу для каждого Педагогического работника ОУ требует заметно меньших трудозатрат, чем сразу по всему учебному плану;
• сохранение традиционного учета гарантирует надежность учета;
• вероятные ошибки при ведении электронного учета не вызывают стресса;
• для ведения электронного учета в таком объеме требуется гораздо меньшая техническая база (количество устройств доступа к ЭЖ).

3.    Освоение одного варианта ЭЖ
Данная модель подразумевает ведение в выбранном ЭЖ каждым Педагогическим работником ОУ одного учебного курса в течение, минимум, одного отчетного периода. При этом курсы в ЭЖ должны быть подобраны так, чтобы, минимум, один класс был полностью охвачен ЭЖ. Условия работы по данной модели позволяют без отмены бумажного журнала и при минимальных трудозатратах Педагогических работников ОУ и Администрации ОУ по ведению ЭЖ обеспечить уверенную подготовку к полному переходу на ведение учета без бумажного журнала.

4.    Освоение нескольких вариантов ЭЖ
Одной из проблем перехода на электронный способ ведения учета является сложность выбора варианта ЭЖ, т.к. спектр предложений достаточно широк. Достоинства и недостатки каждого из них выявить при краткосрочном обсуждении сложно. После полномасштабного внедрения конкретного варианта ЭЖ переход на другой вариант возможен и будет заметно легче перехода с бумажного журнала на ЭЖ, но такое развитие событий нежелательно, т.к. потребует определенных трудозатрат в рамках всего коллектива.

 Поскольку предлагаемая модель не требует значительных трудозатрат Педагогического работника ОУ по освоению одного варианта ЭЖ, можно провести пробное освоение одновременно двух-трех вариантов ЭЖ, в зависимости от готовности коллектива *.

 Сравнение испытанных в работе вариантов ЭЖ позволит по окончании опытного периода более осознанно осуществлять выбор в пользу одного из них. Поскольку наибольший эффект от внедрения ЭЖ следует ожидать именно учебной части, правильный выбор ЭЖ наиболее важен именно для нее. Но и наиболее значительная нагрузка по освоению ЭЖ ляжет на учебную часть, т.к. придется обеспечивать работу всех испытываемых вариантов.

 Если важна готовность коллектива по окончании исследовательского периода полностью перейти на один из испытываемых вариантов ЭЖ, не рекомендуется часть Педагогических работников ОУ обучать одному варианту ЭЖ, а другую другому – все должны пройти одинаковый путь.

*Например, учитель географии будет вести учет занятий 6А – в ЭЖ1, 6Б – в ЭЖ2. Аналогично все остальные учителя.